Nguyên lý 80/20 – Công việc

Chia sẻ:

Đôi khi chúng ta gặp  những người có hiệu suất làm việc gấp 2-3 thậm chí gấp 10 lần người khác. Lạ lùng thay, những người này nhiều khi không hề bận rộn. Thường họ quản lý quỹ thời gian ngoài công việc còn tốt hơn những người “bận rộn” kia.

Liệu điều này có thể tập luyện được hay không? Hay đây là một thứ năng khiếu bẩm sinh? Một món quà của tạo hoá?

Tôi cũng không rõ. Nhưng tôi có thể chỉ ra một vài phương pháp thú vị cho bạn tham khảo. Phương pháp của tôi dựa trên nguyên tắc 80/20: lấy ít để đạt được nhiều. Với cùng một lượng tài nguyên như nhau, người trí sẽ luôn biết cách tận dụng và có được nhiều thành tựu hơn.

Trước khi tiếp tục, tôi phải làm rõ định nghĩa “người làm được nhiều việc hơn” là người làm ra nhiều kết quả hơn, không nhất thiết là người làm nhiều thời gian hơn hay làm được nhiều sản phẩm nhưng giá trị đem lại thấp.

Định hướng đúng đắn

Một người đi đúng hướng, dù đi chậm, sẽ luôn tiến đến gần đích hơn. Trong khi đó, một người đi sai hướng, càng đi nhanh thì lại càng đi xa mục tiêu.

Bạn cần khách quan nhìn nhận và tự hỏi bản thân: việc bạn đang làm đã được định hướng tốt hay chưa?

Bạn không thể làm một chiến dịch quảng cáo phục vụ mọi lứa tuổi, mọi giới tính, với mọi mức thu nhập. Bạn phải biết rõ bạn đang làm cho đối tượng nào, với mục đích là gì, thì mới có thể có định hướng tiếp cận khách hàng phù hợp và đem lại kết quả tốt nhất.

Hãy đặt những câu hỏi cân não: Thế mạnh của bạn là gì? Liệu bạn có phù hợp với phần việc bạn đảm nhận hay không?

Phát huy sở trường thường đem lại nhiều giá trị hơn là khắc phục sở đoản. Nếu bạn giỏi bán hàng và chán ngán công việc văn phòng, bạn không thể đảm nhận các công việc hành chính, kế toán hay pháp chế. Chỗ dành cho bạn nằm bên ngoài bốn bức tường. Văn phòng của bạn là quán cafe hay văn phòng đối tác. Công văn nên là một khái niệm xa lạ với bạn. Có vậy bạn mới thực sự phát huy năng lực của mình ở mức cao nhất.

Tương tự như vậy, nếu bạn là quản lý, bạn đã giao đúng việc cho đúng người hay chưa?

Đừng hạn chế các lựa chọn của mình. Hãy trở nên sáng tạo. Nếu các nguồn lực nội bộ không phù hợp? Okay, bạn có thể bắt máy lên gọi cho các mối quan hệ của mình và nhờ sự trợ giúp ngắn hạn. Hãy chủ động hỏi, câu trả lời sẽ đến – đóng cửa lại thì chẳng có gì mở ra được.

Có thể nói khi có định hướng đúng, bạn đã đi được nửa quãng đường. Đây là bước nền tảng giúp tiết kiệm mọi nguồn lực xuyên suốt cả quá trình thực hiện công việc.

Đừng làm những việc không có giá trị tái sử dụng

Nếu bạn là một nhân viên bán hàng, bạn có thể gọi hàng ngàn cuộc gọi mà không có hiệu quả. Cũng trong khoảng thời gian đó, thay vì “hành hạ” các chủ số điện thoại, bạn có thể làm một Fanpage chia sẻ kiến thức về lĩnh vực bạn đang bán hàng, xây dựng thương hiệu của riêng mình và chạy quảng cáo để khách hàng tự tìm đến.

Ở cách thứ nhất, bạn làm mất thời gian của đôi bên và tạo ra những công việc không có giá trị tái sử dụng. Ở cách thứ hai, bạn tạo ra kênh bán hàng phù hợp với những người có nhu cầu tự tìm đến, và các bài viết của bạn sẽ được lưu trữ trong 1 khoảng thời gian dài trên Internet, ai cũng có thể đọc được – đồng nghĩa với việc có giá trị tái sử dụng rất lớn.

Trong một ví dụ khác, nếu bạn đang làm công tác đào tạo và phải huấn luyện hàng trăm khoá học. Tại sao bạn không thử không quay video cho một khoá khọc và trình chiếu video này trong các khoá học sau? Hãy dành thời gian để không ngừng cải tiến video đó, thay vì lặp đi lặp lại công việc nhàm chán như một cái máy.

Theo nguyên tắc lập trình máy tính D-R-Y (Don’t Repear Yourself): nếu bạn phải lặp lại bất cứ một dòng code nào, điều đó có nghĩa phần mềm của bạn có thể tối ưu được. Tôi thấy điều này đúng với mọi lĩnh vực trong cuộc sống.

Luôn dùng trí não cho những việc sáng tạo; cải thiện quy trình, giảm thiểu những yếu tố lặp lại sẽ đem lại hiệu quả lớn và giúp bạn hưng phấn hơn với công việc hiện tại.

Hãy làm việc với các chuyên gia

Như các cụ thường nói: “Của rẻ là của ôi”. “Đắt thì xắt ra miếng”.

Nếu bạn phải lựa chọn, hãy luôn làm việc với các chuyên gia dù họ cao giá hơn. Rất hạn chế làm việc với những người năng lực yếu chỉ vì lý do ngân sách. Sự thật là về lâu về dài, làm việc với các đồng chí ấy luôn khiến bạn thiệt thòi về tài chính.

Hoặc là họ cần nhiều thời gian để hoàn thành công việc, hoặc là họ làm ra những thứ không chuẩn chỉnh. Rất mất thời gian để xem và sửa những sản phẩm không được làm tốt ngay từ đâu.

Làm việc với người giỏi vừa lợi về thời gian, tài chính, vừa giúp chúng ta cơ hội học hỏi (riêng cái này đã là vô giá).

Chia sẻ: