Bỏ họp đi

Chia sẻ:

Họp là một việc hết sức mất thời gian. Càng lên các cấp quản lý cao chúng ta càng phải họp nhiều. Tôi nhớ trong năm ngoái có những ngày cá biệt tôi phải họp 7-8 cuộc mỗi ngày. Di chuyển 3-4 địa điểm, họp cả online lẫn offline, hết tiếng Việt rồi lại tiếng Anh. Với tần suất họp dày đặc như thế, thoả hiệp với chất lượng là điều đương nhiên. Công việc ngày càng trì trệ. Tôi trở thành nút cổ chai của công ty và cuộc sống trở nên thật kinh hoàng. Nghĩ tới họp là tôi xanh hết cả mặt. Mỗi lần điện thoại reo lại khiến tôi bất an. Đôi lúc âm thanh “Alo anh có nhu cầu mua bất động sản không ạ?” vang lên trong điện thoại lại khiến tôi thở phào nhẹ nhõm vì “may quá, không phải họp rồi”.

Với thể loại não trái sung huyết như tôi thì nhất định phải giải quyết vấn đề một cách khoa học nhất. Tôi quyết định mổ xẻ việc họp và rút ra một số bài học quý báu sau.

Bỏ họp nếu không cần thiết

Có rất nhiều cuộc họp vô nghĩa. Tôi sẽ đưa ra một ví dụ:

Khách hàng tiếp cận công ty bạn và ngay lập tức yêu cầu họp trực tiếp. Điều này với những khách hàng thân thiết thì không thành vấn đề, nhưng mau mắn đồng ý tham gia cuộc họp với khách hàng mới mà không có thông tin nào đồng nghĩa với việc:

  • Bạn không biết gì về dự án sắp triển khai nên cuộc họp sẽ không năng suất vì chưa có sự chuẩn bị thấu đáo
  • Vì không chuẩn bị chu đáo, bạn có khả năng sẽ thất bại vì không đem tới các thông tin khách hàng thật sự cần. Những thông tin này vẫn có thể được chuẩn bị nhưng cần thời gian và một chút nghiên cứu.
  • Rất có thể khách hàng này không phải đối tượng phục vụ của công ty bạn nên cuộc họp chỉ mất thời gian đôi bên. Không một phễu lọc nào đã được sử dụng trước cuộc họp.

Vì vậy, trước khi nhanh chóng nhận lời tham gia bất cứ một cuộc họp nào hãy đặt những câu hỏi như sau:

  • Mục đích cuộc họp là gì?
  • Mình đã có thông tin gì từ phía đối tác hay chưa?
  • Mình đã có sự chuẩn bị từ bản thân hay chưa?
  • Đầu ra mong muốn của cuộc họp là gì?

Mạnh dạn yêu cầu khách hàng gửi “brief” về dự án để có thông tin trước khi họp và hỏi lịch sự về thời gian, ngân sách cũng như mong muốn của khách hàng để có thể từ chối sớm nếu khách không thuộc tập khách hàng chính của công ty. Hãy tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Nếu khách hàng thuộc tuýp chỉ thích gặp trực tiếp và không chuẩn bị văn bản trước khi khởi đầu dự án – đây là một tín hiệu đèn đỏ cho thấy khách hàng có xu hướng “lười” và có khả năng hợp tác chậm trễ trong tương lai. Một khách hàng tốt luôn biết (ít nhất là một phần) mình muốn gì và đưa ra các ví dụ minh hoạ cho cái họ cần, dưới dạng văn bản, mạch lạc và rõ ràng.

Với các cuộc họp nội bộ, bỏ nốt

Đừng họp. Hãy làm việc.

Việc đơn giản là thay đổi “danh xưng” của họp sẽ thay đổi tính chất của việc họp. Chúng ta không vào đây phát biểu vô nghĩa, uống vài chai Lavie, đi vệ sinh rồi ra về với một memo dài thòng và những cái ngáp chán nản.

Tôi thích rủ các đồng nghiệp làm việc thay vì họp. Họ hiểu làm việc nghĩa là mở laptop lên, đi thẳng vào vấn đề, bàn bạc trên các đề mục rõ ràng và CÓ ĐẦU RA.

Nếu là một buổi brainstorming, bạn cần một danh sách những ý tưởng làm đầu ra cho buổi làm việc. Nếu là một buổi giải quyết vấn đề, vấn đề cần được giải quyết hoặc ít nhất phải có các giải pháp thoả đáng để trình các sếp phê duyệt.

Tất cả các buổi làm việc đều phải có kết quả. Hãy bỏ chai Lavie, máy chiếu, những lời giới thiệu dông dài và đi thẳng vào vấn đề. Hạn chế thời lượng làm việc chung trong 15-30 phút để tiết kiệm thời gian và duy trì sự tập trung cũng như hứng thú.

Trong các cuộc họp, vì có một người chủ trì nói chính, bạn sẽ thấy rất nhiều cái ngáp dài. Với các buổi làm việc thì không như vậy. Vì nó cô đọng, mạnh mẽ và yêu cầu sự tham gia cao độ của tất cả các cá nhân. Hãy làm việc vũ bão, chốt dứt khoát, gặt hái thành quả và tiết kiệm thời gian.

Các buổi họp giao ban thì sao nhỉ?

Nên làm rõ có cần giao ban cả công ty hay chỉ giao ban cả bộ phận. Đôi khi không nhất thiết các bộ phận cần phải nắm chi tiết công việc của nhau mỗi tuần.

Giao ban là việc cần thiết để cả công ty nắm được tình hình công việc hiện tại. Việc giao ban nên làm thật ngắn gọn và để từng cá nhân phát biểu phần việc của mình, nhằm kích thích các cá nhân có trách nhiệm cùng tham gia họp chứ không chỉ lắng nghe thụ động.

Với các công cụ quản lý số, các cá nhân về cơ bản sẽ nắm được tiến độ chung. Giao ban chỉ có tác dụng tóm tắt và nhấn mạnh các đầu việc quan trọng. Nếu các nhân viên không nắm tình hình của công ty thì bạn cần cải tổ cách quản lý chứ không nên tăng số lượng và thời lượng họp. Hầu hết các phần mềm quản lý hiện giờ đều “free”. Hãy tận dụng chúng để tăng năng suất cho doanh nghiệp.

Vậy nhé. Chúc bạn họp ít, làm việc nhiều, năng suất và thần tốc 🙂

Chia sẻ: